Una parte importante della qualità di un’azienda non sta nel prodotto ma nei processi: come si gestisce una richiesta d’offerta, un reso, una non conformità, una revisione. Spesso questa parte vive fuori dal gestionale, fra fogli Excel, documenti Word e moduli stampati. zProduction permette di portarla dentro il sistema. In questo estratto dalla demo del 2022 Andrea Francica mostra come.
In breve
- Ogni processo è una sequenza di passaggi con responsabile, attese, documenti e notifiche.
- La firma di convalida sostituisce la firma su carta ai fini della qualità.
- Lo storico diventa prova in caso di audit e base per le statistiche.
Che cosa si può mappare
Dopo aver definito le funzioni aziendali, nel sistema si possono descrivere i processi: produttivi, gestionali, di ricerca e sviluppo, di qualità, di non conformità, di revisione. Un processo ben scritto dà indicazioni chiare a tutti gli enti coinvolti e tiene insieme uffici che nella pratica lavorano sullo stesso flusso.
Un esempio: la richiesta d’offerta di un cliente
Nella demo il processo mostrato è quello di un cliente reale, semplificato: la gestione di una richiesta d’offerta di un cliente esistente, scritta passo per passo secondo le sue esigenze. Nella schermata del video si leggono i passaggi: Nel tempo quel processo è stato rivisto, perché sono nate nuove esigenze e alcuni passaggi si potevano gestire meglio. È normale: i processi evolvono e il sistema li segue.
- Documentazione tecnica allegata
- Valutazione della richiesta
- Articolo e disegno caricati
- Ciclo di lavoro definito
- Materiali e lavorazioni verificati
- Costi e prezzi in offerta
- Invio dell’offerta
- Sollecito dopo 15 giorni
Per ogni passaggio si stabiliscono il responsabile e l’attesa rispetto al passaggio precedente. L’attesa fa da promemoria: se il sollecito di un’offerta va fatto quindici giorni dopo l’invio, la notifica compare quindici giorni dopo, non subito.
Che cosa contiene ogni passaggio
- note, input e output;
- file di qualsiasi tipo: guide, moduli, video tutorial;
- gli operatori che partecipano, chi è responsabile e chi riceve le notifiche;
- la firma di convalida, data inserendo di nuovo nome utente e password: ai fini della qualità equivale alla firma autografa su un modulo, e permette di dematerializzare la gestione dei processi qualitativi;
- checklist di verifica e sottoprocessi che partono dal processo principale.
Checklist e non conformità
Il secondo esempio della demo è un processo di non conformità del cliente, in cui a ogni passaggio è associata una checklist da compilare. La combinazione fra processo e checklist unisce due cose: le verifiche precise che vanno fatte in quel passaggio, con il loro esito registrato, e la guida attraverso le diverse figure e i diversi uffici coinvolti.
Non solo qualità
Con lo stesso strumento si gestisce qualsiasi flusso: un reso, ma anche il rinnovo di un’assicurazione o di un bollo, che con la qualità non hanno niente a che vedere. E poiché il processo è unico e condiviso fra gli uffici, sparisce buona parte delle mail e dei messaggi interni del tipo «a che punto siamo con quell’offerta?» o «hai chiesto il preventivo al fornitore?».
Per la parte di qualità ci sono anche i riferimenti al manuale qualità, la codifica e la gestione delle revisioni dei processi.
Due risultati in più: mansionario e storico
Il primo è una mappa di ogni persona: quali funzioni ricopre e, per ciascuna, di quali attività è responsabile, partecipante o destinataria di notifica. In pratica, un mansionario.
Il secondo è lo storico. Aprendo un processo in corso, per esempio un reso arrivato a un certo passaggio, si vede tutto quello che è successo prima: quali documenti sono stati caricati, da chi, con quali commenti, e le notifiche di ogni modifica. In caso di audit o di verifica della qualità è la prova immediata di aver seguito il processo; nel tempo diventa anche statistica, perché si può sapere quanti processi si sono gestiti per categoria, cliente o tipologia e quanto impegno richiedono.
Si parte in piccolo
Nessuno usa tutte le funzioni del sistema dal primo giorno, e non serve. Ogni funzione chiede pochissimi dati obbligatori: per un processo basta la descrizione dei passaggi. La prima volta si inseriscono i processi più rilevanti, magari solo abbozzati; poi si aggiungono note, operatori, collegamenti. Anche l’uso del sistema diventa un processo di miglioramento continuo.
Il video è un estratto della demo di zProduction del marzo 2022. Relatore: Andrea Francica, fondatore di Sandeza. Approfondimento: controllo qualità in zProduction.
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