UNI.MAS è una società torinese nata nel 1950 come produttrice di estintori e diventata un riferimento per la sicurezza antincendio in Piemonte e in Italia: consulenza tecnica, progettazione, fornitura dei prodotti, installazione e manutenzione degli impianti, pratiche con i Vigili del Fuoco. I suoi clienti vanno dal privato alla grande azienda, passando per condomini e pubbliche amministrazioni. Nel video raccontano, insieme a noi, un percorso cominciato nel 2015.
In breve
- Dal gestionale su AS/400 e dalla carta a zService, con i tecnici su iPad.
- Un flusso unico dall’intervento alla fattura, anche senza connessione.
- Più clienti gestiti senza far crescere nella stessa misura tecnici e personale.
Il punto di partenza
Quando ci siamo conosciuti UNI.MAS lavorava con un sistema informativo datato, su AS/400: lento, pieno di funzioni che non servivano, poco adatto a una società di servizi. I tecnici scrivevano i rapporti su carta e in ufficio le informazioni andavano ricopiate; fra stampa degli ordini, pianificazione, rapporti e registrazioni a mano, il flusso passava per molti passaggi manuali. I tempi, sia per intervenire dai clienti sia per arrivare alla fattura, erano lunghi.
Il sistema era lento e comprendeva molte funzioni di cui non avevamo bisogno. Desideravo una soluzione intuitiva ma potente, che ci consentisse di essere ancora più efficienti.
Giulia Tancredi, UNI.MAS
C’era anche un tema di sicurezza: con il vecchio sistema l’azienda aveva avuto problemi di protezione dei dati, e cercava una soluzione molto protetta, che ha trovato negli strumenti Apple. È stato l’Apple Store di Torino a indicare Sandeza.
Perché zService
La scelta, raccontano, è stata pratica: un programma flessibile, che permetteva di digitalizzare tutta l’azienda e di lavorare in tempo reale sia con i tecnici che fanno manutenzioni e controlli fuori sede, sia con i clienti, che ricevono subito informazioni e proposte commerciali.
Contava anche che il sistema si adattasse a un lavoro regolato da norme, con scadenze periodiche che vanno garantite anche nella proposta dei lavori da eseguire: nell’antincendio i controlli non si fanno quando capita, si fanno quando la norma li richiede.
Che cosa fa oggi zService in UNI.MAS
Nel sistema sono stati importati più di quindici anni di dati dal vecchio server. Oggi zService gestisce:
- la contabilità di clienti e fornitori, preventivi e fatture;
- la pianificazione degli impianti e degli interventi di manutenzione;
- il lavoro dei tecnici e dei consulenti su iPad: durante le visite registrano i prodotti usati, pianificano gli interventi, consultano il catalogo, salvano gli ordini, scattano foto e girano video degli impianti.
Tutto si sincronizza da solo ed è subito disponibile al resto del team. Il cambiamento più significativo, dicono in UNI.MAS, è stato proprio questo: la gestione degli interventi su iPad, che ancora oggi considerano imprescindibile perché garantisce tempi di intervento rapidi e un’organizzazione unica dell’intervento, dalla realizzazione alla fattura.
Prima i tecnici stilavano i rapporti dei loro interventi di installazione e manutenzione su carta. Oggi lo fanno su iPad, e senza la necessità di una connessione Internet.
Giulia Tancredi, UNI.MAS
Nel tempo, man mano che ne vedevano le possibilità, hanno chiesto modifiche, integrazioni e migliorie, e abbiamo aggiunto diverse funzioni per facilitare il lavoro dell’ufficio e dei tecnici.
I risultati
- la carta è stata eliminata del tutto, e con lei gli errori dei passaggi a mano;
- visite, rendicontazione e gestione dei clienti sono diventate molto più veloci;
- l’azienda gestisce un numero di clienti sempre maggiore senza aver dovuto aumentare in modo considerevole tecnici e personale;
- nel 2018 UNI.MAS dichiarava per il 2017 un aumento dei profitti del 12%, contro una crescita media annua del 9% negli anni precedenti.
La cosa che ci ha sorpreso di più è la flessibilità.
Giulia Tancredi, Business Development Manager, UNI.MAS
I prossimi passi
UNI.MAS sta lavorando a un’applicazione di intelligenza artificiale da affiancare a zService, per razionalizzare e migliorare i percorsi che i tecnici fanno ogni giorno. Per noi è un rapporto di cui andiamo orgogliosi: oltre dieci anni insieme, con momenti positivi e negativi, che sono il segno di stima e fiducia reciproca.
Fonti: il video della testimonianza e il caso UNI.MAS. Per la gestione degli interventi: interventi tecnici in zService.
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